A. Systemorganisering
1. Aksjebok
En aksjeeierbok er et offisielt register som alle aksjeselskaper er lovpålagt å føre, og som skal gi oversikt over hvem som eier aksjene i selskapet, og hvor mange aksjer hver enkelt eier.
Aksjeeierboken er ikke sentral verken for styringssystemet eller internkontrollarbeidet ettersom aksjeeierne likevel ikke har noe ansvar i internkontrollhenseendet.
2. Styreinstruks
Styreinstruksen redegjør for styrets ansvar og de regler som gjelder for; styrets sammensetning, styrets oppgaver, styremøter, beslutningsmyndighet, delegering, habilitet, konflikter og styredokumentasjon mv.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å få styret til å forstå at det er deres ansvar dersom manglende eller sviktende internkontrollarbeid i organisasjonen skulle lede til uhell, skade, regelbrudd eller annen uønsket hendelse.
3. Vedtekter
Vedtektene fastsetter reglene for hvordan virksomheten skal drives, og beskriver selskapets organisering, styring og rettigheter og plikter for aksjonærene, styret og daglig leder.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å definere og avgrense myndighet/ansvar mellom styret og daglig leder.
4. Arbeidsreglement m/personvern- og datasikkerhetserklæring
Et arbeidsreglement er en samling av de regler som virksomhetens styre har fastsatt som gjeldende for virksomhetsutøvelsen- og de ansatte. Et arbeidsreglement vil typiske kunne omfatte forhold som; arbeidstid, pauser, fravær, ferie, oppsigelse og avskjed, arbeidsmiljø, orden og atferd, bruk av utstyr, hjemmekontor samt regler om konfidensialitet, avviksbehandling og behandling av personinformasjon mv.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å forankre at alle virksomhetens ansatte er forpliktet til å gjennomføre sitt arbeid i samsvar med de til enhver tid gjeldende arbeidsinstrukser, rutiner og prosedyrer.
5. Organisasjonsplan
En organisasjonplan viser hvordan virksomheten er strukturert mht. roller, ansvar og myndighet mv. og består typisk av et organisasjonskart med tilhørende stillingsinstrukser.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å definere og avgrense myndighet/ansvar mellom ulike roller, ansatte og organer i virksomheten.
6. Personalhåndbok
Personalhåndboken er typisk en samling med arbeidsinstrukser, rutiner, prosedyrer, retningslinjer og informasjon knyttet til virksomhetens personalhåndtering og arbeidssystemer mv.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å sikre at gjeldende styringsdokumentasjon blir etterkommet herunder at eventuelle avvik, mangler eller feil blir rettmessig avviksbehandlet jf. gjeldende avviksbehandlingsinstruks.
7. Regnskapshåndbok
Regnskapshåndboken redegjør for hvordan virksomheten skal føre sitt regnskap, og med arbeidsinstrukser, rutiner og prosedyrer for å sikre at alle økonomiske transaksjoner blir registrert, klassifisert og rapportert på en konsistent og korrekt måte.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å sikre at gjeldende styringsdokumentasjon blir etterkommet herunder at eventuelle avvik, mangler eller feil blir rettmessig avviksbehandlet jf. gjeldende avviksbehandlingsinstruks.
8. Kvalitetshåndbok
Kvalitetshåndboken inneholder arbeidsinstrukser rutiner og prosedyrer som sikrer at aktiviteter, produkter og tjenester planlegges, gjennomføres, kvalitetssikres, dokumenteres og overvåkes på slik måte at krav og forventninger til sikkerhet, kvalitet og effektivitet blir ivaretatt.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å sikre at gjeldende styringsdokumentasjon blir etterkommet herunder at eventuelle avvik, mangler eller feil blir rettmessig avviksbehandlet jf. gjeldende avviksbehandlingsinstruks.
9. Hms- og beredskapshåndbok
Hms-håndboken redegjør for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid herunder den etablerte hms-organsisasjonen og de etablerte hms-tiltakene og tilhrende beredskapsplaner.
OBS! Dette er en del av det lovpålagte internkontrollarbeid jf, internkontrollforskriften.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være å sikre at gjeldende styringsdokumentasjon blir etterkommet herunder at eventuelle avvik, mangler eller feil blir rettmessig avviksbehandlet jf. gjeldende avviksbehandlingsinstruks.
10. Avvikshåndbok
Avvikshåndboken redegjør for virksomhetens avviksbehandlingsystem og med en oversikt over tidligere behandlede avvik.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være og iverksette nødvendige tiltak for å sikre at organisasjonen evner å ta lærdom av avvikene, manglene eller feilene. Erfaring tilsier at overvåking står sentralt i så henseende.
11. Samsvarshåndbok
Samsvarshåndboken redegjør for virksomhetens arbeid med å kartlegge og overvåke gjeldende myndighetskrav og på hvilken måte imøtekommelse av disse blir sikret.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv vil her være og sikre løpende overvåking av aktiviteter i virksomheten og gjeldende myndigheter slik at nødvendige systemendringer blir gjort til rett tid.
B. Instruks, rutine eller prosedyre?
Selv om begrepene instruks, rutine og prosedyre ofte brukes om hverandre og det vel egentlig ikke finnes noen gode forankrede definisjoner er det, dersom man gransker den normale brukene av dem, nyanser i betydningen av dem;
Instruks:
En ordre som binder den underordnede instans eller person til å handle på en bestemt måte.
Rutine:
En vanlig handling eller rekkefølge av handlinger som utføres regelmessig.
Prosedyre:
En bestemt fremgangsmåte eller rekkefølge av handlinger for å oppnå et bestemt mål.
Viktigste rolle i et internkontrollperspektiv er vel uansett ikke hvilket begrep som blir brukt, men at det fungerer etter sin hensikt og som er at alle de ansatte ivaretar sitt utøvelsesansvar i samsvar med det fastsatte styringssystemet.
Viktigere i denne sammenheng fremstår således at styrings- og internkontrollsystemet er organisert med et tydelig hierarki;
1. Med arbeidsavtale som forplikter ift. rolle og virksomhetens arbeidsreglement.
2. Med et arbeidsreglement som forplikter ift. instruks, rutine eller rutine.
3. Med instruks, rutine eller rutine som forplikter ift. varsling, rapportering, kvalitetssikring og avviksbehandling mv.
Det bidrar nemlig verken til trygghet, enhetlighet eller internkontroll dersom den enkelte ansatte står fritt til å se bort i fra gjeldende instrukser, rutiner eller prosedyrer. I vår internkontrollverden opereres det derfor kun med begrepet arbeidsinstruks.
C. Informasjon og opplæring
Intet styringssystem vil kunne fungere uten at det blir gitt god informasjon om på hvilket grunnlag systemet er etablert, hvorfor det er viktig at systemet rettmessig blir lagt til grunn for alle virksomhetens aktiviteter og hvorfor identifisering og varsling av eventuelle avvik er så viktig. Det står som del av dette derfor sentralt at det blir gitt grundig opplæring i bruken av systemet, herunder at det finnes en arbeidsinstruks også for dette, og at systemet er utformet- og tilgjengeliggjort på slik måte at det lett kan tas i bruk- og brukes.
29.08.2024
Svein Roar Holt
Internkontroll AS
Tlf: 410 40853
E.post: srh@internkontrollportalen.no