Med internkontroll menes det systematiske arbeidet virksomheter gjennomfører for å sikre etterlevelse av eget styringssystem, herunder overholdelse og imøtekommelse av gjeldende myndighets- og virksomhetskrav samt kundenes og markedets forventninger. Det handler om å etablere og opprettholde kontroll over egen virksomhet, slik at arbeidet utføres enkelt, effektivt og hensiktsmessig, samtidig som man proaktivt forebygger usikkerhet, risiko, avvik, svikt og andre uønskede hendelser. Internkontrollarbeidet er således ikke bare et element, men selve fundamentet i et velfungerende styringssystem.

Hvorfor er Internkontroll avgjørende?

For eierne av virksomheten representerer et robust styringssystem, med et velfungerende internkontrollarbeid i sentrum, en direkte vei til økt virksomhetsverdi. Ved å systematisk redusere risikoen for økonomisk tap, skandaler og juridiske problemer, skapes en tryggere investering. God internkontroll er en betryggende forsikring om at deres kapital forvaltes på en ansvarlig og forsvarlig måte, og at virksomhetens langsiktige bærekraft sikres.

For styret er internkontrollarbeidet det essensielle virkemiddelet for å ivareta sitt lovpålagte ansvar i henhold til Aksjeloven. Det sikrer at virksomheten er adekvat organisert og utrustet for å drives forsvarlig, og at det føres nødvendig og aktivt tilsyn med dette. Gjennom systematisk internkontrollarbeid kan styret effektivt identifisere og håndtere risiko-, effektivitets- og forbedringsområder, og dermed sikre at både styret selv og organisasjonen for øvrig til enhver tid har et tilfredsstillende, oppdatert og pålitelig informasjons- og beslutningsgrunnlag.

For selve virksomheten og dens ansatte skaper et solid styringssystem, forankret i et effektivt internkontrollarbeid, en klarhet som er avgjørende for produktivitet og trivsel. Alle ansatte får en tydelig forståelse av hvem som har ansvar for å utføre hvilke oppgaver, når og hvordan, på en enhetlig, trygg og effektiv måte som er i full overensstemmelse med gjeldende myndighets- og virksomhetskrav. Dette reduserer usikkerhet, fremmer samarbeid og skaper en felles forståelse av hvordan kvalitet og etterlevelse skal sikres.

Styringssystem og internkontrollsystem – En del av samme sak

Selv om begrepene styringssystem og internkontrollsystem ofte brukes overlappende, og det utvilsomt finnes et betydelig samspill mellom dem, er det nyttig å forstå de subtile forskjellene som understreker internkontrollens vitale rolle.

Internkontrollsystemet er primært innrettet på å sikre at virksomheten etterlever lover, forskrifter og interne retningslinjer. Det er den operative muskelen som sikrer at de fastsatte reglene følges i praksis.

Internkontrollsystemet har en sterk risikofokus, hvor identifisering og vurdering av risiko er sentralt for å forebygge avvik og uønskede hendelser før de inntreffer.

Internkontrollsystemet er ofte reaktivt i den forstand at det etablerer mekanismer for å håndtere hendelser som har skjedd eller potensielt kan skje, og iverksetter tiltak for å forhindre gjentakelse.

På den annen side har styringssystemet et bredere og mer helhetlig perspektiv på virksomheten. Det omfatter også strategisk planlegging, definering av mål, organisering av forbedringsprosesser og sikring av effektivitet og kvalitet i alle ledd. Styringssystemet er gjerne mer proaktivt, idet det søker å forme fremtiden gjennom strategiske valg og måldefinisjon. Det fokuserer på å optimalisere virksomhetens prosesser for å oppnå økt effektivitet, høyere kvalitet og forbedret inntjening.

Hos Internkontroll AS anerkjenner vi det tette samspillet mellom disse to og opererer derfor primært med begrepet Styringssystem, hvor Internkontrollsystemet er en naturlig, integrert og fundamental del. Et robust styringssystem kan ikke eksistere effektivt uten et velfungerende internkontrollsystem i kjernen.

Et styringssystem vil typisk omfatte følgende essensielle elementer, hvor internkontrollarbeidet er en rød tråd gjennom alle:

Aksjebok
Aksjeboken er en fortegnelse over selskapets aksjonærer, deres aksjebeholdning og eventuelle rettigheter knyttet til aksjene. Et aksjeselskap er lovpålagt å føre en aksjebok for å ha oversikt over hvem som eier selskapet og for å sikre korrekt utøvelse av aksjonærrettigheter, som stemmerett og rett til utbytte. Aksjeboken danner også grunnlaget for kommunikasjon med aksjonærene.

Forretningsplan
En forretningsplan er et strategisk dokument som beskriver en virksomhets nåværende situasjon, fremtidige mål og hvordan disse målene skal nås. Den redegjør for forretningsideen, markedet, konkurransesituasjonen, organisasjonen, finansieringsbehov og forventet lønnsomhet. Forretningsplanen er en essensiell del av styringssystemet ved oppstart, finansiering, strategisk styring og for å kommunisere virksomhetens potensial til interessenter.

Styreinstruks
En styreinstruks er et skriftlig dokument som gir nærmere retningslinjer for hvordan styret i et selskap skal utføre sitt arbeid. Den presiserer styrets oppgaver, ansvar, beslutningsprosesser og samhandling med ledelsen og andre organer i selskapet. Styreinstruksen er et viktig styringsdokument som bidrar til klarhet, effektivitet og god selskapsstyring ved å definere styrets rolle og forventninger. 

Valgkomiteinstruks
En valgkomitéinstruks er et dokument som fastsetter mandatet, oppgavene og arbeidsmetodene for en valgkomité i en organisasjon, typisk i forbindelse med valg av styremedlemmer eller andre tillitsvalgte. Den definerer blant annet hvem som skal sitte i valgkomiteen, hvordan kandidater skal identifiseres og vurderes, hvordan innstillingen skal utformes, og hvordan valgprosessen skal gjennomføres. Valgkomitéinstruksen er et viktig styringsdokument som bidrar til en transparent, rettferdig og velfungerende valgprosess ved å sikre klare rammer og ansvar for valgkomiteens arbeid.

Daglig leder instruks
En daglig leder-instruks er et skriftlig dokument som definerer den daglige leders rolle, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer i en virksomhet. Den presiserer hvilke oppgaver daglig leder har fullmakt til å håndtere selvstendig, hvilke beslutninger som krever godkjennelse fra styret, og hvordan samarbeidet og informasjonsflyten mellom daglig leder og styret skal foregå. Daglig leder-instruksen er et sentralt styringsdokument som bidrar til klarhet i ledelsesstrukturen og sikrer en effektiv og koordinert drift av selskapet i tråd med styrets overordnede retningslinjer.

Fullmaktsinstruks
En fullmaktsinstruks er et skriftlig dokument som definerer hvem i en organisasjon som har fullmakt til å handle på vegne av virksomheten, samt omfanget og begrensningene for denne fullmakten. Den spesifiserer hvilke typer avtaler, transaksjoner eller andre disposisjoner de enkelte fullmektigene kan foreta, og eventuelle beløpsgrenser eller andre vilkår som gjelder. Fullmaktsinstruksen er et viktig styringsdokument som bidrar til å sikre kontroll over virksomhetens juridiske forpliktelser og økonomiske disposisjoner, samt tydeliggjøre hvem som har beslutningsmyndighet i ulike situasjoner.

Regnskapsinstruks
En regnskapsinstruks er et detaljert, skriftlig dokument som beskriver hvordan regnskapsfunksjonen i en virksomhet skal organiseres og utføres. Den fastsetter retningslinjer for alle trinn i regnskapsprosessen, inkludert bokføring, dokumentasjon, periodisering, verdivurdering, avstemminger og rapportering. Regnskapsinstruksen er en nødvendig del av et godt virksomhetssystem for å sikre korrekt, pålitelig og lovmessig regnskapsføring, samt effektiv intern kontroll over de finansielle prosessene.

Budsjettinstruks
En budsjettinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan budsjettprosessen i en virksomhet skal gjennomføres. Den beskriver ansvarsfordelingen for utarbeidelse, godkjenning, oppfølging og eventuell revidering av budsjettet, samt de tidsfrister og formkrav som gjelder. Budsjettinstruksen er et sentralt styringsverktøy som sikrer en strukturert og kontrollert økonomisk planlegging og oppfølging, og bidrar dermed til god finansiell styring.

Attestasjonsinstruks
En attestasjonsinstruks er et skriftlig dokument som definerer hvem i en organisasjon som har myndighet til å attestere (godkjenne) ulike typer dokumenter, transaksjoner eller andre forhold, samt hvilke beløpsgrenser og eventuelle andre vilkår som gjelder for deres attestasjon. Den presiserer også retningslinjene som skal følges ved attestering, for eksempel kontroll av underlag og sikring av nødvendig dokumentasjon. Attestasjonsinstruksen er en viktig del av et godt internkontrollsystem som bidrar til å sikre korrekte og autoriserte transaksjoner og redusere risikoen for feil og misligheter ved å etablere klare ansvarslinjer og godkjenningsprosesser.

Innkjøpsinstruks
En innkjøpsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan innkjøp av varer og tjenester skal gjennomføres i en virksomhet. Den definerer ansvarsfordelingen i innkjøpsprosessen, fra behovsmelding til betaling, og spesifiserer regler for innhenting av tilbud, valg av leverandører, godkjenning av bestillinger og håndtering av avtaler. Innkjøpsinstruksen er et sentralt styringsverktøy som bidrar til effektive og kostnadseffektive innkjøp, sikrer etterlevelse av interne retningslinjer og relevant lovverk (som anskaffelsesloven for offentlige virksomheter), og reduserer risikoen for misligheter og uautoriserte innkjøp

Kommunikasjonsinstruks
En kommunikasjonsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan intern og ekstern kommunikasjon skal håndteres i en virksomhet. Den definerer ansvar for ulike typer kommunikasjon, godkjenningsprosesser for utgående meldinger, retningslinjer for bruk av ulike kommunikasjonskanaler (som e-post, sosiale medier, intranett), og prinsipper for tone og stil. Kommunikasjonsinstruksen er et viktig styringsverktøy som bidrar til å sikre enhetlig, effektiv og profesjonell kommunikasjon, bygge og ivareta virksomhetens omdømme, og sikre at informasjon når de rette mottakerne til rett tid.

Arbeidsreglement
Et arbeidsreglement er et skriftlig dokument som fastsetter de interne reglene og retningslinjene for arbeidsforholdene i en virksomhet. Det presiserer rettigheter og plikter for både arbeidsgiver og arbeidstakere, og omhandler typisk temaer som arbeidstid, fravær, lønn, permisjoner, ordensregler, bruk av internett og e-post, sikkerhetsbestemmelser og eventuelle disiplinære tiltak. Arbeidsreglementet er et viktig styringsdokument som bidrar til klarhet, forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø ved å definere spillereglene på arbeidsplassen og redusere risikoen for misforståelser og konflikter.

Avviksbehandlingsinstruks
En avviksbehandlingsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter reglene for hvordan avvik fra fastsatte krav, instrukser, standarder eller forventninger skal håndteres i en virksomhet. Den beskriver trinnene som skal følges ved registrering, undersøkelse, analyse, korrigering og forebygging av avvik, samt ansvarsfordelingen i denne prosessen. Avviksbehandlingsinstruksen et sentralt styringsverktøy som bidrar til kontinuerlig forbedring, læring fra feil, redusert risiko og sikring av kvalitet og effektivitet i virksomhetens drift.

Varslingsinstruks
En varslingsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan ansatte og eventuelt andre interessenter kan varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Den beskriver hva som defineres som et kritikkverdig forhold, hvem man kan varsle til (internt og eksternt), hvordan varslingen skal fremsettes, hvordan den vil bli behandlet, og hvordan varslerens rettigheter og vern mot gjengjeldelse ivaretas. Varslingsinstruksen en en viktig del av god virksomhetsstyring og etisk praksis, som bidrar til åpenhet, ansvarlighet og tidlig avdekking av potensielle problemer, i tråd med intensjoner om et trygt, godt og forsvarlig arbeidsmiljø.

Internkontrollinstruks
En internkontrollinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for virksomhetens internkontrollarbeid. Instruksen definerer roller og ansvar for internkontroll på ulike nivåer i organisasjonen.  Internkontrollinstruksen er et  fundamentalt styringsverktøy som sikrer en strukturert og bevisst tilnærming til virksomhetsstyring, risikostyring og internkontrollarbeid i hele virksomheten.

Personverninstruks
En personverninstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan virksomheten skal behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, primært GDPR og den norske personopplysningsloven. Den beskriver prinsipper for lovlighet, rettferdighet og åpenhet, formålsbegrensning, dataminimering, riktighet, lagringsbegrensning, integritet og konfidensialitet. Instruksen definerer ansvar for ulike behandlingsaktiviteter, prosedyrer for håndtering av de registrertes rettigheter, retningslinjer for informasjonssikkerhet knyttet til personopplysninger, og instrukser for dokumentasjon og eventuelle personvernkonsekvensvurderinger. Personverninstruksen er en essensiell del av et godt virksomhetssystem for å sikre etterlevelse av personvernregelverket og bygge tillit hos kunder og ansatte.

IT-sikkerhetsinstruks
En IT-sikkerhetsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan informasjonsteknologi (IT) skal håndteres og sikres i en virksomhet. Den har som mål å beskytte konfidensialiteten, integriteten og tilgjengeligheten til virksomhetens digitale eiendeler, inkludert data, systemer og nettverk. Instruksen definerer ansvar for ulike aspekter av IT-sikkerhet, beskriver sikkerhetstiltak som skal implementeres (som passordpolicyer, tilgangskontroll, brannmurer, antivirus), fastsetter retningslinjer for håndtering av sikkerhetshendelser, og gir retningslinjer for sikker bruk av IT-ressurser. IT-sikkerhetsinstruksen er en kritisk del av et moderne virksomhetssystem for å redusere risikoen for cyberangrep, datalekkasjer og driftsforstyrrelser, samt for å sikre overholdelse av relevant lovgivning som personopplysningsloven og NIS2-direktivet.

Revisjonsinstruks
En revisjonsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter mandatet, omfanget, ansvaret og retningslinjene for revisjonsarbeidet i en virksomhet. Den definerer hvem som er ansvarlig for å utføre revisjoner (enten internrevisjon eller ekstern revisjon), hva som skal revideres (f.eks., finansielle rapportering, operasjonelle prosesser, etterlevelseskontroll), hvordan revisjonen skal planlegges og gjennomføres, og hvordan funn skal rapporteres og følges opp. Revisjonsinstruksen er en viktig del av god virksomhetsstyring og internkontroll.arbeidet Den sikrer en strukturert, systematisk og uavhengig vurdering av virksomhetens prosesser og kontroller, og bidrar dermed til å identifisere forbedringsområder og øke tilliten til virksomhetens drift og rapportering.

Beredskapsinstruks
En beredskapsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan virksomheten skal håndtere ulike typer kriser og uønskede hendelser for å beskytte liv, helse, miljø og materielle verdier, samt sikre kontinuitet i driften så langt som mulig. Den definerer ansvarsfordelingen i en krisesituasjon, beskriver varslingsrutiner, evakueringsplaner, retningslinjer for håndtering av spesifikke hendelser (som brann, strømbrudd, dataangrep), og retningslinjer for kommunikasjon med interne og eksterne interessenter. Beredskapsinstruksen er en sentral del av god virksomhetsstyring og risikostyring, som bidrar til å redusere konsekvensene av kriser og sikre en raskere og mer effektiv håndtering av uforutsette situasjoner.

Brannverninstruks
En brannverninstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for å forebygge brann, begrense skader ved eventuell brann, og sikre trygg evakuering av personer i en virksomhet. Den beskriver ansvarsfordelingen for brannsikkerhet, instrukser for bruk av brannslokkingsutstyr, rutiner for brannalarmering og evakuering, informasjon om rømningsveier og oppsamlingsplasser, samt regler for brannøvelser og vedlikehold av brannsikringsutstyr. Brannverninstruksen er en essensiell del av et godt virksomhetssystem for å sikre liv og helse, redusere materielle skader og oppfylle lovens krav på en effektiv måte.

Organisasjonsplan
En organisasjonsplan er et skriftlig dokument som gir en oversikt over hvordan en virksomhet er strukturert, inkludert avdelinger, stillinger og deres innbyrdes forhold. Den definerer ansvarsområder, myndighet og rapporteringslinjer for ulike roller og team, og kan også beskrive virksomhetens overordnede mål, strategier og hvordan de ulike delene av organisasjonen bidrar til å nå disse. Organisasjonsplanen er et fundamentalt styringsverktøy som skaper klarhet, effektiviserer kommunikasjonen, og sikrer en koordinert innsats mot felles mål ved å tydeliggjøre hvordan arbeidet er organisert og hvem som har ansvar for ulike funksjoner.

Hms-plan
En HMS-plan (Helse, Miljø og Sikkerhet-plan) er et skriftlig dokument som beskriver hvordan en virksomhet skal organisere og gjennomføre sitt arbeid for å sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø og ivareta det ytre miljøet. Den definerer mål, ansvar, tiltak og rutiner for å forebygge ulykker, skader og sykdom, samt for å redusere virksomhetens negative påvirkning på miljøet. HMS-planen er et sentralt styringsdokument som sikrer systematisk arbeid med HMS-forhold og bidrar til en bærekraftig og ansvarlig virksomhetsdrift.

Personvernerklæring
En personvernerklæring er et skriftlig dokument som informerer enkeltpersoner om hvordan en virksomhet samler inn, bruker, lagrer, deler og beskytter deres personopplysninger. Den er typisk tilgjengelig på virksomhetens nettside eller i deres applikasjoner og skal være lett tilgjengelig og forståelig. Personvernerklæringen redegjør for hvilke typer personopplysninger som behandles, formålet med behandlingen, det rettslige grunnlaget, hvem opplysningene deles med, hvor lenge de lagres, og hvilke rettigheter den enkelte har knyttet til sine personopplysninger. Personvernerklæringen står sentralt u styringssystemet med hensyn til å oppfylle informasjonsplikten som følger av personvernlovgivningen (GDPR og personopplysningsloven) og bygge tillit hos brukere og kunder.

Samsvarserklæring
En samsvarserklæring er et dokument som bekrefter at virksomhetens styringssystem er etablert, implementert og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende myndighetskrav. Dette dokumentet fungerer som en formell kvittering fra virksomheten på at en har gjennomgått og vurdert styringssystemet opp mot relevante lover, forskrifter og andre bindende krav, og funnet det tilfredsstillende. Samsvarserklæringen er en god praksis,og ofte en implisitt forventning, spesielt innenfor regulerte bransjer eller i forbindelse med sertifiseringer. En slik erklæring bidrar til å tydeliggjøre ledelsens ansvar for etterlevelse og kan være et viktig bevis overfor tilsynsmyndigheter og andre interessenter på at virksomheten tar sine forpliktelser alvorlig.

Rekrutteringsinstruks
En rekrutteringsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan rekrutteringsprosessen skal gjennomføres i en virksomhet. Den beskriver stegene fra identifisering av behov til ansettelse, inkludert utarbeidelse av stillingsbeskrivelse, publisering av stillingsannonse, mottak og vurdering av søknader, gjennomføring av intervjuer, referansesjekk og tilbud om ansettelse. Instruksen definerer også ansvarsfordelingen mellom de involverte partene (for eksempel HR-avdelingen og rekrutterende leder), sikrer likebehandling av kandidater i henhold til lovgivningen, og bidrar til en strukturert, effektiv og kvalitetssikret ansettelsesprosess. Rekrutteringsinstruksen er et viktig styringsverktøy for å sikre at virksomheten tiltrekker seg, vurderer og ansetter de best kvalifiserte kandidatene på en rettferdig og transparent måte.

Representasjonsinstruks
En representasjonsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan representasjon av virksomheten skal håndteres. Dette omfatter regler for hvem som kan representere virksomheten eksternt (for eksempel i møter med kunder, leverandører, myndigheter), hvilke fullmakter de har, hvordan representasjonen skal foregå (inkludert etiske retningslinjer og eventuelle begrensninger), og hvordan representasjonskostnader skal håndteres og dokumenteres. Instruksen kan også inneholde retningslinjer for bruk av virksomhetens navn og logo i ekstern kommunikasjon. Representasjonsinstruksen er et viktig styringsverktøy som bidrar til å sikre enhetlig, profesjonell og ansvarlig opptreden på vegne av virksomheten, samt kontroll over representasjonskostnader og unngåelse av misforståelser eller uautoriserte forpliktelser.

Arbeidsopphørsinstruks
En arbeidsopphørsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer  for hvordan avslutningen av et arbeidsforhold skal håndteres i en virksomhet, enten det er initiert av arbeidstaker (oppsigelse) eller arbeidsgiver (oppsigelse, avskjed, pensjonering). Den beskriver trinnene som skal følges i prosessen, inkludert varsling, gjennomføring av eventuelle samtaler, utbetaling av sluttlønn og feriepenger, tilbakelevering av eiendeler, sletting av tilganger, og dokumentasjon av avslutningen. Instruksen kan også omfatte retningslinjer for fratredelsessamtaler og håndtering av eventuelle tvister. Arbeidsopphørsinstruksen er et viktig styringsverktøy for å sikre en korrekt, verdig og lovmessig håndtering av avsluttede arbeidsforhold, minimere risikoen for konflikter og sikre en ryddig administrativ prosess.

Arrangements- og velferdsinstruks
En arrangements- og velferdsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for planlegging, gjennomføring og oppfølging av ulike arrangementer i regi av virksomheten, samt tiltak og ordninger knyttet til ansattes velferd. Arrangementsdelen av instruksen kan omfatte prosesser for idéutvikling, budsjettering, booking av lokaler, innhenting av tillatelser og koordinering av ressurser, ansvarsfordeling under arrangementet, sikkerhetsrutiner, teknisk støtte og håndtering av deltakere, samt evaluering av arrangementet, håndtering av tilbakemeldinger og økonomisk avregning. Velferdsdelen av instruksen kan omfatte retningslinjer for sosiale arrangementer, teambuilding-aktiviteter og andre tiltak som fremmer samhold og trivsel, informasjon om helsetilbud, retningslinjer for ergonomi og eventuelle støtteordninger for fysisk og psykisk helse, standarder for fellesarealer, pauserom og tilrettelegging for ansatte med spesielle behov, samt informasjon om eventuelle velferdsordninger som kantine, treningsmuligheter eller andre goder. Arrangements- og velferdsinstruksen er et verdifullt styringsverktøy som bidrar til å sikre vellykkede arrangementer som støtter virksomhetens mål, og som fremmer et positivt og inkluderende arbeidsmiljø som igjen kan øke ansattes engasjement og produktivitet.

Kompetanseutviklingsinstruks
En kompetanseutviklingsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan virksomheten skal planlegge, gjennomføre og evaluere kompetanseutvikling for sine ansatte. Den beskriver prosessen for å identifisere kompetansebehov på individ-, team- og organisasjonsnivå, hvordan opplærings- og utviklingstiltak skal planlegges og prioriteres, hvordan gjennomføring skal skje (internt, eksternt, e-læring osv.), og hvordan effekten av kompetanseutviklingen skal evalueres. Instruksen kan også omfatte retningslinjer for medarbeidersamtaler knyttet til utviklingsplaner og ansvar for oppfølging. Kompetanseutviklingsinstruksen er et sentralt styringsverktøy for å sikre at virksomheten har den nødvendige kompetansen til å nå sine strategiske mål, forbedre ytelsen, fremme innovasjon og sikre ansattes trivsel og utvikling.

Personalutviklingsinstruks
En personalutviklingsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan virksomheten skal tilrettelegge for og støtte den faglige og personlige utviklingen til sine ansatte. Den beskriver prosessene for kartlegging av utviklingsbehov (ofte gjennom medarbeidersamtaler), utarbeidelse av individuelle utviklingsplaner, gjennomføring av ulike utviklingstiltak (som kurs, opplæring, mentoring, hospitering), og evaluering av effekten av disse tiltakene. Instruksen kan også omfatte kriterier for prioritering av ressurser til personalutvikling og ansvarsfordelingen mellom ledere og ansatte i denne prosessen. Personalutviklingsinstruksen er et sentralt styringsverktøy for å sikre at virksomheten har den nødvendige kompetansen nå og i fremtiden, øke ansattes engasjement og trivsel, og fremme en kultur for kontinuerlig læring og vekst.

Lederinstruks
En lederinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter de overordnede forventningene, ansvarsområdene, myndigheten og retningslinjene for ledere på ulike nivåer i en virksomhet. Den beskriver typisk lederens rolle i å implementere virksomhetens strategi, lede og utvikle sine medarbeidere, sikre et godt arbeidsmiljø, oppnå resultater, samarbeide med andre deler av organisasjonen, og kommunisere effektivt. Instruksen kan også inneholde forventninger til lederatferd, oppfølging av medarbeidere, og hvordan ledere skal etterleve virksomhetens verdigrunnlag og relevante lover og forskrifter. Lederinstruksen er et sentralt styringsverktøy som bidrar til å sikre enhetlig ledelse, utvikle lederkompetanse og skape en felles forståelse av hva god ledelse innebærer i den aktuelle virksomheten.

Aktivitet- og prosessinstrukser
For å sikre en hensiktsmessig effektiv drift i samsvar med myndighetskrav, er det i tillegg nødvendig for en virksomhet å utarbeide et sett med detaljerte aktivitet- og prosessinstrukser i samsvar med de aktiviteter, prosesser og leveranser som gjøres i i virksomheten. Disse instruksene redegjør for hvordan spesifikke oppgaver, aktiviter og prosesser skal utføres, og de er avgjørende for å standardisere arbeidsprosesser, redusere risiko for feil og sikre etterlevelse av både interne retningslinjer og eksterne krav. Gjennom tydelige beskrivelser av fremgangsmåter, ansvar, samt kvalitetssikrings- og kontrollpunkter, sikrer disse instruksene at alle ansatte utfører sine oppgaver på en måte som bidrar til effektivitet samtidig som de overholder tilhørende lover og forskrifter. Ved å dokumentere de korrekte måtene å utføre arbeidet på, skapes et fundament for opplæring, kvalitetskontroll og kontinuerlig forbedring, som samlet sett bidrar til en velfungerende og lovlydig virksomhetsdrift.

For å sikre at internkontrollarbeidet er effektivt, koordinert og forankret i hele organisasjonen, er det stadig flere virksomheter som erkjenner verdien av å ansette en dedikert internkontrollansvarlig. Denne nøkkelpersonen spiller en avgjørende rolle i å drive og koordinere internkontrollaktivitetene, sikre en helhetlig tilnærming til risikostyring og etterlevelse, og fungere som en sentral støttespiller for ledelsen i arbeidet med å bygge et robust og pålitelig styringssystem. En dedikert internkontrollansvarlig er den strategiske ressursen som sikrer at internkontroll ikke bare er en teoretisk øvelse, men en levende og integrert del av virksomhetens DNA, som bidrar til trygg og bærekraftig verdiskaping.

Senest revidert den 14.05.2025

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no