Den (Eller de), internkontrollansvarlige i en virksomhet har en sentral, men primært støttende og koordinerende rolle, i arbeidet med virksomhetsstyrings og internkontrollarbeidet. Dennes ansvar er å bistå styret og ledelsen med å etablere, vedlikeholde, forbedre og sikre etterlevelse av et effektivt styringssystem som bidrar til å nå virksomhetens mål, overholde lover og forskrifter, og håndtere risiko på en hensiktsmessig måte. I motsetning til ledelsen, som har det direkte operative ansvaret for internkontrollen, fungerer den internkontrollansvarlige som en faglig ressurs og en pådriver for å sikre at internkontrollarbeidet blir utført systematisk og konsistent i hele organisasjonen.

Når det gjelder virksomhetsstyring, bidrar den internkontrollansvarlige ved å fremme en helhetlig tilnærming til styring og kontroll. De kan bistå i utviklingen av retningslinjer og instrukser som understøtter god forretningspraksis og etisk atferd. Ved å ha oversikt over ulike styringselementer i virksomheten, kan de bidra til å identifisere eventuelle svakheter eller mangler i styringssystemene og foreslå forbedringer. Den internkontrollansvarlige kan også være en viktig bidragsyter i arbeidet med å sikre god informasjonsflyt og kommunikasjon internt i organisasjonen, noe som er essensielt for effektiv virksomhetsstyring.

Innenfor internkontrollarbeidet har den internkontrollansvarlige en rekke spesifikke oppgaver og ansvarsområder. En av de viktigste er å bidra til gjennomføringen av risikovurderinger. Dette innebærer å bistå ledelsen i å identifisere, analysere og evaluere de risikoene som kan påvirke virksomhetens evne til å nå sine mål. Den internkontrollansvarlige kan utvikle metodikker og verktøy for risikovurdering, fasilitere workshops og sammenstille resultater for ledelsen. Basert på risikovurderingene, kan den internkontrollansvarlige også bidra til å utvikle og implementere hensiktsmessige kontrolltiltak for å redusere eller håndtere de identifiserte risikoene. Dette kan inkludere utarbeidelse av instrukser, etablering av godkjenningsrutiner og implementering av systemer for kvalitetssikring og overvåking mv.

En annen viktig oppgave for den internkontrollansvarlige er å overvåke og evaluere effektiviteten av styringsystemet. Dette kan gjøres gjennom ulike former for kontroller og revisjoner, enten utført av den internkontrollansvarlige selv eller koordinert med andre funksjoner i virksomheten. Formålet er å avdekke eventuelle svakheter i kontrollene, identifisere områder for forbedring og sikre at de etablerte instruksene blir fulgt. Den internkontrollansvarlige har også et ansvar for å følge opp avvik som blir identifisert og sikre at ledelsen iverksetter nødvendige korrigerende tiltak. Dette innebærer ofte å dokumentere avvik, kommunisere dem til ansvarlige parter og overvåke fremdriften i implementeringen av tiltak.

Videre har den internkontrollansvarlige en viktig rolle i å fremme bevissthet og kompetanse rundt styringssystemet og internkontrollarbeidet i hele organisasjonen. Dette kan innebære å utvikle og gjennomføre opplæringsprogrammer, utarbeide informasjonsmateriell og gi råd og veiledning til ansatte. Ved å øke kunnskapen om virksomhetsystemet og øke forståelsen for viktigheten av internkontroll og hvordan dette arbeidet bidrar til virksomhetens suksess, kan den internkontrollansvarlige bidra til å skape en sterkere og mer bevisst organisasjonskultur.

Rapportering er også en viktig del av den internkontrollansvarliges ansvar. De skal regelmessig rapportere om status i internkontrollarbeidet, identifiserte risikoer og effektiviteten av kontrolltiltak til ledelsen og styret. Disse rapportene gir ledelsen viktig informasjon for å kunne ta informerte beslutninger og for å sikre at styringssystemet fungerer etter hensikten.

Det er viktig å understreke at den internkontrollansvarlige normalt ikke har det direkte operative ansvaret for de ulike kontrollaktivitetene. Dette ansvaret ligger hos de ulike lederne og ansatte i organisasjonen. Den internkontrollansvarliges rolle er snarere å fasilitere, koordinere, gi råd og overvåke at internkontrollarbeidet blir utført på en god måte. Dette for å  sikre at virksomheten til en hver tid har et robust og effektivt styringssystem som understøtter god virksomhetsstyring og måloppnåelse.

Grensegangen mellom den Interkontrollansvarlige og de øvrige internkontrollaktørene:

Styret:

Styret har det overordnede ansvaret for virksomhetens  internkontrollarbeid. Den internkontrollansvarlige er den som i det daglige besørger at dette ansvaret blir rettmessig ivaretatt, rapporterer til styret og gir informasjon som grunnlag for styrets beslutninger i internkontrollhenseender.

Virksomhetsledelsen:

Virksomhetsledelsen har det operative ansvaret for internkontrollarbeidet. De skal implementere, følge opp og evaluere internkontrolltiltak i den daglige driften. Den internkontrollansvarlige skal samarbeide tett med ledelsen og de ansatte og gi råd og veiledning jf. ovennevnte.

AMU og vernetjeneste:

AMU og vernetjenesten fokuserer på helse-, miljø- og sikkerhetsaspekter (HMS) av internkontrollarbeidet. Den internkontrollansvarlige samarbeider tett med AMU og vernetjensten for å sikre at HMS-aspekter er tilstrekkelig ivaretatt i styringssystemet.

Tillitsvalgsorganer:

Tillitsvalgsorganer representerer de ansatte og kan bidra med innspill og tilbakemeldinger om internkontrolltiltak. Den internkontrollansvarlige skal ha en dialog med disse for å sikre et godt samarbeid med medvirkning og god informasjonsflyt.

Bedriftshelsetjeneste:

Bedriftshelsetjenesten bidrar med faglig kompetanse relatert til arbeidsmiljø og helse. Den internkontrollansvarlige samarbeider med BHT for å sikre at internkontrolltiltak er i samsvar med helsefaglige anbefalinger.

Personvernombud:

Personvernombudet har ansvar for å overvåke at virksomheten overholder personvernlovgivningen. Den internkontrollansvarlige samarbeider med personvernombudet for å sikre at personvernhensyn er tilfredstillende og hensiktsmessig ivaretatt i styringssystemet.

De ansatte:

Alle ansatte har ansvar for å følge interne retningslinjer og instrukser. Den internkontrollansvarlige bidrar til å øke bevisstheten om virksomhetens styringssystem og internkontrollarbeid blant de ansatte gjennom sikring av systemer god opplæring og tilfredsstillende egnet informasjonsflyt. De ansatte vil naturligvis være sentralt medvirkene bidragsytere og ressurser i forbindelse med etablering og ajourføring av styringssystemets instrukser mv.

Seneste revidert den 03.04.2025

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40853
E.post: srh@internkontrollportalen.no