Virksomhets- og internkontrollarbeid er et iboende organisasjonsarbeid og som må utfolde seg gjennom alle ledd i virksomheten, fra styret, ledelsen og hver enkelt ansatt. Det er en gjennomgående prosess som ikke kan delegeres utelukkende til enkeltpersonell, da dens effektivitet er uløselig knyttet til et kollektivt engasjement og en felles forståelse.

Dette skyldes at myndighetskrav sjelden berører kun ett isolert område eller en spesifikk rolle. De gjennomsyrer tvert imot alle aspekter av virksomhetens drift. Hvis kun én del av denne kjeden feiler i sin etterlevelse, kan hele virksomheten utsettes for risiko. Derfor må ansvaret for virksomhetsstyring og internkontroll være forankret og utøves på alle nivåer.

Toppledelsen og styret setter tonen og definerer de overordnede strategiene, verdiene og instruksene, samt tildeler nødvendige ressurser. De har et lovpålagt ansvar for å etablere et forsvarlig styringssystem og føre tilsyn med at det fungerer. Mellomledere er ansvarlige for å sikre at deres team har kompetanse og ressurser til å etterleve dem. De er broen mellom strategi og operasjon. Den enkelte ansatte spiller den mest kritiske rollen i den daglige utførelsen; det er de som gjennomfører arbeidsoppgavene i henhold til instrukser, identifiserer og rapporterer avvik, og bidrar aktivt til en kultur for etterlevelse. Uten den enkeltes forståelse og vilje til å følge virksomhetens styringsssystem, vil selv det mest sofistikerte styringssystemet svikte i praksis.

Et effektivt internkontrollarbeid er dessuten avhengig av informasjonsflyt og kommunikasjon på tvers av funksjoner og nivåer. Informasjon om risikoer, avvik og endringer i regelverket må formidles raskt og nøyaktig for at korrigerende tiltak kan iverksettes. Dette krever et organisasjonsklima der åpenhet, samarbeid og gjensidig respekt er fremtredende, og hvor det er trygt å melde fra om kritikkverdige forhold.

Følgelig er virksomhets- og internkontrollarbeid en dynamisk, kontinuerlig og integrert prosess som krever aktiv deltakelse og eierskap fra alle ansatte og ledere. Det er et kollektivt ansvar hvor samhandling og felles forståelse er nøkkelen til å sikre at virksomheten ikke bare oppfyller sine myndighetskrav, men også når sine strategiske mål på en trygg og ansvarlig måte.

En klar fordeling av roller, myndighet og ansvar er fundamental for effektiv drift, god samhandling og forebygging av feil, avvik og konflikter i en virksomhet . Når alle ansatte vet hva som forventes av dem bidrar det til:

1. Effektivitet:

Redusert beslutningstid: Når det er klart hvem som har myndighet til å ta beslutninger, unngår man unødvendige diskusjoner og forsinkelser.

Fordeler oppgaver: Oppgaver blir fordelt på en mer rettferdig og effektiv måte, noe som øker produktiviteten.

Unngår dobbeltarbeid: Klarere roller reduserer risikoen for at oppgaver blir gjort flere ganger av ulike personer.

2. Ansvarliggjøring:

Økt ansvarsfølelse: Når hver enkelt ansatt vet hva som forventes av dem, føler de større ansvar for sine oppgaver.

Forbedret kvalitet: Ansatte er mer tilbøyelige til å levere arbeid av høy kvalitet når de vet at de vil bli holdt ansvarlige for resultatene.

Forebygger konflikter: Klarere ansvarsfordeling minimerer risikoen for misforståelser og konflikter mellom ansatte.

3. Samarbeid:

Bedre kommunikasjon: Når roller og ansvar er klare, blir det lettere for ansatte å kommunisere effektivt med hverandre.

Økt tillit: Når alle vet hva de kan forvente av hverandre, øker tilliten mellom kollegaer.

Større fleksibilitet: En klar struktur gjør det lettere å tilpasse seg endringer og nye utfordringer.

4. Krisehåndtering:

Raskere reaksjon: I krisesituasjoner er det avgjørende at alle vet hva de skal gjøre og hvem de skal kontakte.

Bedre koordinering: En klar fordeling av ansvar gjør det lettere å koordinere innsatsen i en krise.

5. Juridisk trygghet:

Dokumentert ansvar: En klar fordeling av ansvar kan være viktig dokumentasjon i tilfelle juridiske tvister.

For å kunne sikre eller skape slik klarhet i roller, myndigheter og ansvar vil det være nødvendig å:

1.
Gjennomføre en grundig analyse av alle stillinger for å identifisere nøyaktig hvilke oppgaver og ansvar som hører til hver enkelt rolle.

2.
Utvikle et tydelig organisasjonskart som viser hierarkiet og rapporteringslinjene.

3.
Utforme detaljerte jobbeskrivelser som beskriver hver enkelt stillings oppgaver, ansvar og myndighet.

4.
Delegere oppgaver på en slik måte at de ansatte får mulighet til å utvikle seg og ta ansvar.

5.
Regelmessig evaluere organisasjonsstrukturen og justere den etter behov.

6.
Sikre at alle ansatte har fått tilstrekkelig informasjon om sin rolle og sitt ansvar

Senest revidert den 07.03.2024

Svein Roar Holt
Hms- og internkontrollrådgiver
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no