Virksomhetsorganiseringsarbeidet

Virksomhetsorganiseringsarbeidet utgjør en fundamental del av etableringen og vedlikeholdet av et effektivt virksomhetsstyrings- og internkontrollsystem. Etter at aktiviteter er identifisert, prosesser kartlagt og risikoer vurdert, handler denne fasen om å etablere en hensiktsmessig struktur som muliggjør en effektiv og hensiktsmessig gjennomføring av arbeidet. Sentralt i virksomhetsorganiseringen står en tydelig plassering av ansvar og myndighet for alle relevante oppgaver og beslutninger. Dette innebærer en klar definering av hvem som er ansvarlig for å utføre spesifikke aktiviteter, hvem som har myndighet til å ta beslutninger knyttet til disse, og hvordan ansvaret rapporteres og følges opp. En utvetydig fordeling av ansvar og myndighet er essensielt for å unngå uklarheter, dobbeltarbeid og manglende oppfølging, og dermed bidrar det direkte til økt effektivitet og redusert risiko.

Like viktig som den formelle strukturen med ansvar og myndighet, er etableringen av en positiv og produktiv organisasjonskultur. Et sentralt element i dette er å fremme en kultur for samarbeid. Dette innebærer å legge til rette for at ulike avdelinger og enkeltpersoner kan jobbe effektivt sammen mot felles mål, dele informasjon og kompetanse, og støtte hverandre i utførelsen av oppgavene. Medvirkning er et annet kritisk aspekt. Ved å involvere ansatte på ulike nivåer i beslutningsprosesser som påvirker deres arbeid, skapes en følelse av eierskap og engasjement, noe som igjen kan føre til bedre kvalitet og økt motivasjon.

God kommunikasjon er selve livsnerven i en velfungerende organisasjon. Dette omfatter både intern kommunikasjon mellom ledelse og ansatte, og mellom ulike avdelinger, samt ekstern kommunikasjon med kunder, leverandører og andre interessenter. Åpen, tydelig og rettidig kommunikasjon bidrar til å skape felles forståelse, redusere misforståelser og sikre at informasjon flyter effektivt gjennom hele virksomheten. Dette er spesielt viktig i forbindelse med implementering av nye instrukser, endringer i ansvar og myndighet, og håndtering av eventuelle utfordringer eller avvik.

Virksomhetsorganiseringsarbeidet handler derfor om mer enn bare å tegne et organisasjonskart. Det handler om å skape en dynamisk og samhandlende organisasjon der ansvar og myndighet er klart definert, og der en positiv kultur preget av samarbeid, medvirkning og god kommunikasjon legger til rette for effektivitet, kvalitet og en robust internkontroll. En slik helhetlig tilnærming til organisering er avgjørende for å realisere virksomhetens mål på en bærekraftig og ansvarlig måte.

Senest revidert den 22.04.2025

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no