Aktivitetsorganiseringsfasen

Etter at virksomhetens aktiviteter er identifisert og de tilhørende prosessene og risikoene er grundig vurdert, følger aktivitetsorganiseringsfasen, som er avgjørende for å sikre en effektiv og kvalitetssikret utførelse av arbeidet. Denne fasen fokuserer på hvordan de identifiserte aktivitetene struktureres, tildeles ansvar og ikke minst, hvordan de utføres i praksis. Sentralt i aktivitetsorganiseringen står utarbeidelsen av hensiktsmessige arbeidsinstrukser. Disse instruksene er detaljerte beskrivelser av hvordan spesifikke oppgaver skal utføres, trinn for trinn, og de er fundamentale for å sikre enhetlighet, kvalitet og sikkerhet i utførelsen av arbeidet.

Utarbeidelsen av arbeidsinstrukser er en kritisk del av aktivitetsorganiseringsfasen. Velformulerte arbeidsinstrukser bidrar til å redusere risikoen for feil, sikrer at alle ansatte utfører oppgavene på en konsistent måte, og legger grunnlaget for effektiv opplæring. Instruksene bør være klare, tydelige og lett forståelige, og de bør inneholde all relevant informasjon som er nødvendig for å utføre arbeidet korrekt og sikkert. Dette kan inkludere beskrivelser av nødvendig utstyr, sikkerhetsprosedyrer, kvalitetskrav mv.

Parallelt med utarbeidelsen av arbeidsinstrukser, er det avgjørende å sikre at de ansatte har den nødvendige kompetansen for å utføre sine tildelte oppgaver. Dette innebærer en vurdering av kompetansekrav for hver stilling og aktivitet, samt implementering av opplæringsprogrammer for å sikre at ansatte har den kunnskapen og de ferdighetene som kreves. Opplæringen bør ikke bare omfatte de tekniske aspektene ved arbeidet, men også sikkerhetsinstrukser, kvalitetsstandarder og relevante interne retningslinjer. Kompetansekrav og tilstrekkelig opplæring er uløselig knyttet til effektiviteten og sikkerheten i utførelsen av de identifiserte aktivitetene.

Aktivitetsorganiseringsfasen handler således om å skape en struktur for arbeidet i virksomheten. Gjennom utarbeidelse av hensiktsmessige arbeidsinstrukser og sikring av nødvendig kompetanse hos de ansatte, legges grunnlaget for at virksomhetens aktiviteter kan utføres på en måte som ivaretar både effektivitet, enhetlighet, kvalitet, sikkerhet samt helse- og miljørelaterte forhold som ble identifisert og vurdert i de foregående fasene.

En vellykket aktivitetsorganisering bidrar dermed direkte til å redusere risiko og forbedre virksomhetens samlede ytelse.


Senest revidert den 22.04.2025

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no