I en travel hverdag kan det være lett å blande sammen begreper. For mange ledere og ansatte kan en avviksmelding og et varsel virke like – begge handler jo om å melde fra om noe som er galt. Men for en virksomhet er det kritisk å forstå den fundamentale forskjellen mellom disse to. En avviksmelding er en del av den daglige driften og internkontrollarbeidet i virkosmheten, mens et varsel er en rettighet etter arbeidsmiljøloven, som beskytter ansatte som sier fra om kritikkverdige forhold. Å blande disse to prosessene kan føre til alvorlige feil, juridiske komplikasjoner og skade på tilliten i organisasjonen. La oss derfor se nærmere på hva som skiller dem.

Avviksbehandling: En del av det systematiske internkontrollarbeidet

Et avvik er en hendelse, et forhold eller en observasjon som ikke er i tråd med fastsatte krav, instrukser, standarder eller lover mv. Dette er en del av det systematiske internkontrollarbeidet. Avviksbehandling er en kontinuerlig prosess som har som mål å identifisere, korrigere og forebygge feil og uønskede hendelser. Typiske eksempler på dette er avviksbehandling etter manglende etterlevelse av arbeidsinstruks,  produksjonsfeil, en uventet datakrasj eller en "nesten-ulykke" på arbeidsplassen.

Avviksbehandling er således ment å være en proaktiv prosess og fokusert på systemforbedring. Formålet er å sikre at virksomheten kontinuerlig forbedrer seg, oppfyller sine forpliktelser og reduserer risiko. Prosessen er gjerne standardisert og innebærer registrering, analyse, korrigering og forebygging. Ansvaret for avviksbehandling ligger normalt hos lederen for det aktuelle området, med støtte fra virksomhetens internkontrollansvarlige eller andre roller i internkontrollsystemet.

Behandling av et varsel: en rettighet med streng beskyttelse

Et varsel er en melding fra en ansatt om et kritikkverdig forhold i virksomheten, og er en rettighet beskyttet av arbeidsmiljøloven (§2a). Formålet med varslingsbestemmelsene er å beskytte ansatte som tar opp alvorlige forhold av allmenn interesse eller forhold som kan skade virksomheten. Typiske eksempler på varsler inkluderer brudd på lover og forskrifter, korrupsjon, mobbing, trakassering, eller fare for liv og helse som ikke blir fulgt opp.

Håndteringen av et varsel skiller seg markant fra avviksbehandlingen. Her er fokus på rettssikkerhet og beskyttelse av varsleren. Prosessen er underlagt strenge krav og innebærer at varselet skal tas imot av en utpekt varslingsmottaker, behandles konfidensielt, og deretter undersøkes grundig og nøytralt. Varsleren har krav på tilbakemelding og er vernet mot gjengjeldelse, som er ulovlig. Behandlingen av et varsel er ikke en del av den daglige driften, men en særskilt prosess med klare krav til nøytralitet og fortrolighet.

Når kan et avvik også danne grunnlag for et potensielt varsel

Gråsonen mellom avvik og varsel oppstår når et avvik ikke bare skyldes et systemproblem, men også har en kritikkverdig dimensjon. En feil eller mangel kan i utgangspunktet virke som et vanlig avvik, men hvis den  eksempelvis skyldes ledelsens bevisste unnlatelse av å følge lover eller instrukser, eller hvis den potensielt kan skade en ansatt eller en tredjepart, krysser den over til å bli et varsel.

Et typisk eksempel er en mangel på personlig verneutstyr. Hvis en ansatt oppdager at det mangler vernehansker og melder fra, er dette et avvik som skal følges opp av lederen. Men hvis den samme ansatte har meldt fra om dette flere ganger uten at det skjer noe, og ledelsen bevisst ignorerer problemet i strid med arbeidsmiljøloven, har situasjonen endret seg. Den ansattes melding om at "ledelsen ignorerer et sikkerhetsproblem" er ikke lenger bare et avvik, men et varsel om et kritikkverdig forhold.

I slike tilfeller er det avgjørende at virksomheten anerkjenner og håndterer hendelsen som et varsel, for å ivareta varslerens rettigheter og for å unngå gjengjeldelse. Det er den kritikkverdige atferden bak avviket som avgjør om det skal behandles som et varsel, og ikke selve hendelsen alene.

Når kan et varsel også være et avvik

Selv om et varsel skal behandles etter egne, særskilte prosedyrer, vil det kritikkverdige forholdet som utløser varselet ofte være et alvorlig avvik som også krever umiddelbar oppfølging i styringsystemet. Mens selve varslingsprosessen fokuserer på varslerens rettigheter og beskyttelse, må avviksbehandlingen håndtere den faktiske feilen eller mangelen som er blitt avdekket. Varselet blir da den utløsende faktoren for avviksbehandlingen.

For eksempel, dersom en ansatt varsler om at ledelsen bevisst har unngått en lovpålagt anbudskonkurranse i strid med lov om offentlige anskaffelser, skal varselet behandles konfidensielt for å beskytte den ansatte. Samtidig må virksomheten umiddelbart starte en avviksprosess for å korrigere den ulovlige praksisen, identifisere årsaken, og iverksette tiltak for å forhindre at det skjer igjen. Varselet er her den primære informasjonskilden om det kritikkverdige forholdet, men den systematiske oppfølgingen av feilen blir en kritisk del av virksomhetens internkontroll. Denne todelte tilnærmingen sikrer både et sterkt vern for varsleren og en robust internkontroll for virksomheten.

Varsel i konfliktsituasjoner

Konflikter på arbeidsplassen er en uunngåelig del av organisasjonslivet. Mens mange uenigheter kan løses gjennom dialog og mekling, ser vi av og til at en konflikt mellom to eller flere ansatte eskalerer til en varslingssak. Det er da avgjørende at ledelsen skiller mellom den opprinnelige konflikten og selve varselet, da de krever svært ulike tilnærminger. En konflikt er en uenighet om personlige forhold, arbeidsmetoder eller mål, og skal vanligvis håndteres gjennom konflikthåndteringsprinsipper, som mekling og dialog. Et varsel om kritikkverdige forhold, derimot, er regulert av arbeidsmiljøloven og har som formål å avdekke og beskytte mot alvorlige lov- eller regelbrudd.

Når en konflikt ender i et varsel, er det viktig å unngå at varslingsprosessen blir en fortsettelse av konflikten. Ledelsen må skille ut de faktiske, kritikkverdige forholdene som er beskrevet i varselet fra de relasjonelle elementene i konflikten. For eksempel, hvis en ansatt varsler om mobbing fra en kollega, skal mobbingen som kritikkverdig forhold behandles etter varslingsrutinene, med krav til konfidensialitet og beskyttelse mot gjengjeldelse. Samtidig vil den underliggende konflikten som utløste varselet, kreve en egen prosess for konflikthåndtering. Å feilaktig behandle varselet som en ren personalkonflikt kan være brudd på arbeidsmiljøloven og svekke tilliten til varslingssystemet. En korrekt tilnærming er å la varslingsprosessen undersøke det kritikkverdige forholdet, mens man parallelt vurderer og iverksetter tiltak for å løse den underliggende konflikten.

Derfor er det kritisk å skille

Å forstå forskjellene mellom avvik og varsel er ikke bare et juridisk spørsmål; det er et spørsmål om kultur og tillit. En feilaktig klassifisering kan undergrave tilliten til varslingssystemet. Hvis du behandler et varsel om mobbing som et vanlig avvik, kan varsleren oppleve å ikke bli tatt på alvor. Dette kan også utsette varsleren for ulovlig gjengjeldelse og i verste fall føre til rettslige skritt.

Avviksbehandling og varslingshåndtering har helt forskjellige krav til konfidensialitet, involvering av ressurser og dokumentasjon. Å bruke feil verktøy kan derfor føre til en ineffektiv og ulovlig prosess.

Kort sagt, er et avvik et verktøy for å forbedre systemer og instrukser, mens et varsel er et skjold for å beskytte enkeltpersoner som sier fra om alvorlige forhold. Virksomheter som klarer å skille tydelig mellom disse to, og som har egnede insrtukser for begge, bygger en kultur der både systematisk forbedring og ytringsfrihet blir respektert.

Senest revidert den 17.09.2025

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no