Usikkerheten knyttet til de mange ulike begrepene i et styringssystem – som prosedyrer, retningslinjer, strategier, policyer, instrukser, rutiner og veiledninger mv. – er et velkjent problem i mange organisasjoner. Denne begrepsjungelen fører ofte til tvil og usikkerhet blant ansatte i forhold til  hva som er obligatorisk (må), hva som er anbefalt (bør) og hva som er valgfri (kan) gjennomførings- eller kvalitetssikringsoppgave .

For å forenkle og tydeliggjøre styringssystemet og sikre etterlevelse, kan man derfor med fordel innføre et klart og entydig må-regime der kun begrepet “Instrukser” representerer de bindende kravene.

Er ditt styringssystem en kilde til forvirring? 

Forstår dine ansatte forskjellen på en “policy”, en "prosedyre," en "retningslinje," en “instruks” eller en "rutine," og vet de hvilke av, eller hvilke deler i, disse som er obligatoriske? I mange organisasjoner fører denne begrepsjungelen til ineffektivitet, økt risiko og en følelse av at "systemet lever sitt eget liv" og da samtidig gjerne uten at man har særlig god kontroll på faktisk etterlevelse av dem.

Internkontrollportalen presenterer løsningen: Internkontrollportalens Instruksbaserte Styringsmodell (IS-Modellen).

IS-Modellen er en målrettet forenklingsstrategi som erstatter usikkerhet med entydighet. Modellen ser til at de ansatte kun trenger å forholde seg til én type dokument for å vite nøyaktig hva de må gjøre. Dette er ikke bare en kosmetisk endring – det er et fundamentalt skifte som skaper et enklere, tydeligere og bedre styringssystem.

Ved å reservere termen "Instruks" til kun de dokumentene som spesifiserer hva som er obligatorisk å gjøre eller oppnå, fjernes all tvil. Ansatte vet at hvis det står "Instruks" på dokumentet, skal det ubetinget følges. Alle andre dokumenter som prosedyrer, retningslinjer og rutiner (i den grad de ikke er Instrukser) plasseres da i bør/kan-kategorien som veiledende materiale eller forslag til beste praksis.

Modellen i Detalj: En trelagsstruktur for klarhet

IS-Modellen bygger på en tydelig, hierarkisk struktur som eliminerer alle gråsoner mellom må, bør og kan. Modellen definerer tre distinkte nivåer:

Nivå 1: Styring og eierskap – Strategi og policy

Dette er toppledelsens domene. Dokumentene her definerer virksomhetens overordnede mål, visjon og rammer. De gir retningen og ansvarsfordelingen, og forklarer hvorfor virksomheten gjør det den gjør.

Nivå 2: Den operative kjernen – Instrukser (Må-Krav)

Dette er hjertet i IS-Modellen. Instrukser er det eneste operative dokumentet som representerer et obligatorisk krav til etterlevelse for den enkelte ansatte. All annen dokumentasjon som historisk sett har hatt en uklar status (som prosedyrer, retningslinjer eller rutiner) skal enten omdefineres til en Instruks eller flyttes til nivå 3.

Definisjon:
En Instruks er en presis og autoritativ beskrivelse av hva som pliktes gjort, av hvem og når det skal gjøres, for å oppfylle et lovkrav, et risikoreduserende tiltak eller et strategisk mål.

Instruksens Unike Status:
Ved å reservere termen "Instruks" til må-krav alene, vet ansatte at dokumenter merket med dette navnet uten unntak skal følges og etterleves pliktmessig.

Fokus på Vesentlighet:
Modellen tvinger organisasjonen til å redusere dokumentmengden og kun utarbeide Instrukser for de prosessene som er kritiske for risiko, lovgivning eller kvalitet.

Nivå 3: Gjennomføring og støtte – Veiledninger og annet arbeidsverktøy

Dette nivået inneholder nyttige verktøy og støttedokumenter som hjelper den ansatte med å etterleve instrukser så som sjekklister, maler og veiledninger mv.. Disse er anbefalinger og hjelpemidler, ikke bindende krav i seg selv.

Eksempler:
Detaljerte veiledninger (som beskriver hvordan en Instruks kan følges), maler, sjekklister og registreringsskjemaer mv..

Status:
De ansatte bør eller kan  bruke disse, men det å ikke benytte dem representerer ikke et formelt avvik med mindre instruksen særskilt påkrever benyttelse.

De Fire Hovedfordelene med IS-Modellen

Ved å adoptere IS-Modellen oppnår din organisasjon en rekke kritiske forbedringer:

1. Tydelighet og forenkling for ansatte

IS-Modellen eliminerer all tolkningstid. De ansatte får ett, klart styringssignal: "Hvis det er en Instruks, skal det gjøres." Dette reduserer den kognitive byrden knyttet til styringssystemet og frigjør tid til verdiskapende arbeid. Tydelighet skaper handlekraft.

2. Økt etterlevelse og redusert risiko

Når kravene er entydige, øker etterlevelsesgraden dramatisk. Ved å fokusere Instrukser kun på risikokritiske områder, sikrer modellen at organisasjonens oppmerksomhet rettes mot det som betyr mest for sikkerhet, lovlydighet og kvalitet. Dette gir en målbar reduksjon i operasjonell risiko og avvik.

3. Effektiv internkontroll og revisjon

Internkontrollarbeid, revisjon og lederoppfølging blir vesentlig enklere. Kontrollen rettes mot definerte må-krav, i stedet for en uendelig rekke uorganiserte krav, formaninger og anbefalinger i ulike prosedyrer, rutiner og instrukser. Dette gjør kontrollarbeidet mer effektivt, mer objektivt og mer relevant. Ledelsen får dessuten et klarere bilde av hvor systemet fungerer, og hvor det svikter.

4. Økt ledelsesforankring og eierskap

Modellen tvinger ledelsen til å være disiplinert i utarbeidelsen av må-kravene. Hver ny Instruks må autoriseres og godkjennes av ledelsen, noe som sikrer tydelig eierskap og forankring i hele linjen. Dette er et kraftig verktøy for ansvarsfordeling og styring.

IS-Modellen er ikke ment å være en erstatning for, men snarere operasjonelt implementere og tydeliggjøre de strategiske og strukturelle kravene satt i COSO-rammeverket. COSO definerer hva og hvorfor en virksomhet trenger kontrollaktiviteter, risikovurdering og et styringsmiljø. IS-Modellen trer inn på et lavere nivå og definerer hvordan dette skal organiseres og kommuniseres.

Denne samhandlingen gir den klare fordelen at organisasjonen oppnår strategisk dybde (med COSO) kombinert med operasjonell entydighet (med IISM), noe som dramatisk forenkler etterlevelse, effektiviserer internkontroll og reduserer usikkerhet for ansatte ved å eliminere begrepsforvirringen i dokumentasjonen.

Internkontrollportalens instruksbaserte styringsmodell  er den nødvendige forenklingen styringssystemer har ventet på. Den handler om å bytte ut kompleksitet og usikkerhet med enkel og lettforståelig entydighet.

Ønsker du et styringssystem som faktisk er egnet til å styre, og som er en støtte, ikke en byrde?

Kontakt Internkontroll AS i dag for å lære hvordan IS-Modellen kan implementeres i din virksomhet for å skape et mer robust, effektivt og brukervennlig styringssystem. 

Senest revidert den 01.10.2025

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no